Membangun happiness dengan produktivitas

Pernahkan Anda merasa sangat bahagia saat di akhir hari karena merasa hari itu produktif sekali? Atau justru sebaliknya Anda merasa bahwa hari itu rasanya Anda tidak menghasilkan apa-apa padahal rasanya sibuk sekali hingga hari berlalu sangat cepat? Sebenarnya apa yang disebut produktif? Kalau melihat arti nya di Kamus Besar Bahasa Indonesia (https://kbbi.web.id/produktif)  arti produktif adalah:

1. Bersifat atau mampu menghasilkan (dalam jumlah besar)
2. Mendatangkan (memberi hasil, manfaat, dan sebagainya); menguntungkan
3. Mampu menghasilka terus dan dipakai secara teratur untuk membentuk unsur-unsur baru

Apabila seseorang merasa dirinya tidak produktif, terkadang menimbulkan rasa stress, apalagi kalau yang terpikir target pekerjaan hari itu tidak tercapai sehingga harus ditunda ke hari esok. Kalau melihat arti dalam KBBI terlihat bahwa kata kunci nya adalah “mampu menghasilkan”.  Jadi yang harus dipastikan bahwa seseorang harus mampu mengatur kegiatan hariannya untuk dapat mendapatkan hasil yang bermanfaat.

Hasil yang bermanfaat bagi setiap orang berbeda-beda karena sebenarnya hasil melihat lagi dari tujuan yang ingin di capai. Kalau dalam 7 Habits – Stephen Covey, dalam Habit ke 2 adalah Begin with End in Mind, yang artinya adalah semua tindakan seseorang melihat dari apa yang akan dicapai dan diinginkan. Stephen Covey menyatakan bahwa seseorang sebenarnya membuat desain dalam kehidupannya untuk bisa mencapai sesuatu, seperti saat seseorang ingin membangun rumah, maka sudah ada gambaran bagaimana rumah itu akan terbentuk nantinya sebelum memulai untuk menggerakan palu menggetok paku. Tetapi apabila seseorang tidak pernah membuat gambaran rumah tersebut akan terbentuk seperti apa nantinya, yang akan membuat rumah itu terbentuk seperti apa adalah orang lain. Bayangkan kita datang ke seseorang yang akan menggambar rumah dan kita bilang “saya tidak tahu rumah saya seperti apa, yang penting ada kamar, kamar mandi dan dapur”, maka orang tersebut akan menggambarkan sesuai apa yang ada di dalam bayangannya dan bukan seperti apa yang kita mau.  Artinya dalam kehidupan nyata, apabila kita tidak menentukan End in Mind nya apa, maka orang lain yang akan menentukannya.

Apa hubungan ini dengan produktivitas? Ambil contoh kita sudah mempunyai to do list harian, ternyata di akhir hari kita mengecek semua to do list tersebut tidak dapat tercapai dan yang terjadi itu akan dibawa untuk dikerjakan di hari berikutnya, dan apabila tidak selesai, akan dibawa ke hari berikutnya lagi, dan seterusnya, sehingga di satu titik kita jadi sadar, ternyata kita belum memulai to do list itu. Renungkan sejenak, apa sebenarnya yang membuat kita tidak dapat menyelesaikan to do list tersebut. Dalam pengalaman saya ada dua hal yang biasanya menjadi penyebabnya yaitu:

Penyebab pertama adalah: Kejelasan tujuan.

Kita hanya sekedar membuat to do list tanpa menyadari apa sebenarnya tujuan dari setiap poin yang ada di dalamnya. Sehingga bagi kita akan lebih mudah untuk berpikir, “ah ini bisa dikerjakan besok”. Tetapi apabila kita mengerti tujuan dari poin yang kita buat, dan bukan hanya sekedar to do list maka kita akan lebih bersemangat untuk mencapainya. Contoh: apabila salah satu poin adalah “menyiapkan proposal untuk perusahaan A”. Saat menulis ini, mungkin proposal tersebut masih diperlukan nanti satu bulan lagi, dan dalam diri berpikir, “masih punya waktu satu bulan lagi”. Kalau seperti itu sebaiknya jangan ditulis menjadi to do list hari itu, tetapi buatlah nanti menjadi to do list dua minggu lagi misalnya. Atau harus dipikirkan “mengapa saya menaruh poin ini dalam to do list hari ini yach?” Salah satu yang saya lakukan, kalau saya membuat to do list dalam jangka waktu panjang, saya memikirkan bahwa “saya harus melakukan ini sekarang supaya saya masih punya waktu melakukan review, apabila dibutuhkan”. Saat saya menyadari tujuan ini, maka buat saya lebih mudah untuk membuat poin ini menjadi salah satu prioritas di hari itu.

Penyebab kedua: Gangguan atau distraksi

Kebanyakan orang sering mengijinkan distraksi terjadi, dan distraksi terbesar saat ini adalah digital, seperti instant messaging, market place, social media. Pernahkah Anda saat sedang mengerjakan hal penting, kemudian berniat istirahat sebentar dengan melihat social media Anda, mendadak anda sadar, waktu anda sudah terbuang hampir satu jam? Hal ini karena diri kita mengijinkan untuk distraksi dan tidak disiplin untuk kembali lagi. Sebenarnya melihat social media tidak menjadi masalah, tetapi yang harus disadari adalah bagaimana kita disiplin untuk secepatnya kembali fokus pada pekerjan yang sedang kita kerjakan.

Untuk dapat menjadi seseorang yang produktif maka yang harus dilakukan adalah disiplin, dan disiplin disini lebih kepada disiplin diri sendiri. Karena yang mengatur supaya semua to do list harian, mingguan, bulanan bahkan tahunan bisa terjadi adalah DIRI KITA SENDIRI. Sebenarnya saat ini cukup banyak alat bantu yang bisa membantu seseorang untuk disiplin. Membuat agenda dalam satu buku tulis atau catatan, menggunakan fasilitas kalender, dan bahkan cukup banyak aplikasi-aplikasi untuk membuat seseorang dapat memonitor diri sendiri seperti Trello, Notion, Good Notes dan lain-lain. Tetapi semua itu tidak akan bisa terjadi apabila orang tersebut tidak disiplin.

Selain disiplin ada beberapa tips-tips untuk bisa produktif yaitu:

• Buatlah skala prioritas. Cukup banyak artikel-artikel bagaimana membuat skala prioritas dengan berbagai macam metode. Buat saya sendiri, metode yang saya pakai adalah, saya mengusahakan tidak lebih dari lima kegiatan di dalam to do list harian. Tetapi selain itu saya membuat juga to do list mingguan dan to do list bulanan. Sehingga saya memecah dari bulanan ke harian. Ini adalah teknik untuk memecah dari goal besar ke goal-goal yang lebih kecil, sehingga lebih mudah memonitor dan membuat skala prioritasnya. Mengapa hanya maksimal lima kegiatan? Karena saya melihat dari jam kerja yang akan saya lakukan. Dan saya bersiap apabila harus ada distraksi, terkadang ada distraksi yang tidak dapat kita hindari, seperti di telpon klien dan lain-lain. Artinya secara mental saya sudah menyiapkan mental untuk distraksi.

• Di akhir hari/minggu/bulan buatlah refleksi atau jurnal kecil untuk melakukan evaluasi dan Analisa apa yang sudah terjadi di hari/minggu/bulan itu, dan membuat catatan apa yang ingin diubah di hari/minggu/bulan berikutnya. Dengan demikian seseorang akan menyadari apa sebenarnya cara kerja yang tepat dan mungkin distraksi yang harus diantisipasi.

• Teknik Pomodoro, mungkin sebagian dari Anda sudah mengenal teknik ini. Teknik ini sebenarnya mirip dengan Time Boxing, dimana proses kerjanya adalah memecah tugas menjadi beberapa bagian. Hal ini untuk membuat seseorang tetap fokus dan menjadi tetap fresh mengerjakan sesuatu. Otak manusia sebenarnya tidak dapat fokus terus menerus, pada satu titik akan Lelah, dan saat Lelah kemudian menyadari masih banyak pekerjaan yang harus dilakukan, di saat itulah seseorang menjadi merasa stress karena target tidak tercapai. Proses Pomodoro adalah :
  • Tentukan satu tugas
  • Set timer 25 menit
  • Kerjakan tugas tersebut sampai timer berbunyi
  • Set timer 5 menit untuk break
  • Kembali mengerjakan tugas selama 25 menit berikutnya
  • Setiap 4 pomodoro, setting break 15 menit.

Teknik pomodoro ini membuat seseorang mengijinkan dirinya untuk distraksi di waktu break sehingga saat memulai kembali akan terasa fresh. Saya sendiri menggunakan teknik ini saat harus mengerjakan tugas kuliah berupa essay yang sering membutuhkan waktu panjang untuk menulisnya. Dengan teknik ini, saya lebih sering mendapat ide baru di saat kembali dari break. Teknik pomodoro ini juga membuat seseorang disiplin untuk mengerjakan sesuatu dan mengijinkan ada distraksi

Tentunya ketiga tips diatas ada kemungkinan sesekali tidak bisa berjalan karena distraksi yang ada terlalu besar seperti atasan menyuruh mengerjakan pekerjaan sesuatu yang lebih penting. Saat ini terjadi, maka langsung lakukan Analisa terhadap to do list anda, dan buatlah to do list baru untuk membuat diri sendiri secara mental sadar bahwa ada pekerjaan yang harus dikerjakan dengan lebih cepat.

Saat seseorang bisa mengatur cara bekerjanya, maka akan lebih bisa mengatur waktu serta sejalan dengan waktu akan lebih bisa mengatur ritme kerja untuk bisa produktif. Yang harus disadari adalah, ini semua PROSES dan tidak instant. Dan yang harus diingat adalah Begin with End in Mind di dalam diri, apa yang ingin di capai dengan semua kegiatan yang dilakukan karena pada dasarnya manusia bukan robot yang hanya tinggal dipencet kemudian berjalan tergantung program yang di install, tetapi manusia juga mempunyai cara berpikir yang dapat berkembang. Yang pada akhirnya bisa membuat performa kerja lebih meningkat dan tentunya akan membawa karir menjadi lebih berkembang. Karena makin tinggi jabatan seseorang maka tanggung jawab pun makin bertambah.

MARI membuat DIRI HAPPY dengan BERLATIH untuk lebih PRODUKTIF.